忙しいときこそ心がけたい!タスクを効率的にこなすためのポイント5つ

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こんにちは。エストリンクス営業部の大石です。3月も中盤に差し掛かり、忙しい日々を送っているビジネスマンの方も少なくないかと思います。
記事作成会社である弊社も有難いことに繁忙期を迎えており、目の回るような忙しさを感じているところです。

 
 
多くのお客様から案件のご依頼をいただき、その連絡や調整、ときには執筆・編集も行っているため、どうしてもマルチタスクになりがちな私ですが、このままでは、白鳥にまたゴリラにされてしまうのではと危惧しています。
 
※私がゴリラにされてしまった記事はこちら
ビジネスゴリラが覚えておきたい3つのショートカットキー
 
 
そこで今回は、タスクを効率的にこなすための方法についてまとめてみました。
定期的にこういうものを調べていますが、なかなか定着させきれなかったり、忙しさに流されてしまったりするものです。
自戒の意味も込めて、いくつかピックアップして紹介します。

 
 
 
 

1.苦手な仕事は人にお願いする

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一番はじめにこれを持ってくるのもどうかと思いますが、実際これは結構大切な考え方です。
 
 
たとえば、私はCMSへの投稿作業や装飾作業が苦手で、なぜか人よりも時間がかかってしまうことが少なくありません。
そのため、CMSが絡んだ作業が発生する際は、ほかの方にお願いしてしまうことも多いです。

 
 
もちろん、苦手なことに取り組んで克服していくことも大切ですが、それよりも得意分野をより伸ばしていく方が効率は良いですし、トータルで見たときの作業時間も削減できます。
 
 
 
 

2.朝活を導入する

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昼間忙しいと、どうしても後回しにされたタスクが溜まってしまい、片付かないということが起こります。
そんなとき、夜居残りで作業をしていると、疲れが出て作業効率が落ちてくるものです。

 
 
そこで、溜まったタスクは少し早起きしてこなしてしまうのがおすすめです。
「朝は弱くて起きられない」、「深夜の方がはかどる」と言う方も多いでしょう。
もちろん、人それぞれに好みやスタイルがあるかと思いますが、一度も実践したことがないという方は、ぜひ一度朝活を試してみてください。

 
 
かく言う私も朝は苦手なんですが、やはり社内外からの連絡がなくゆったりと時間がとれる朝の方が、格段に作業がはかどるように感じます。
集中したい作業があるときや、タスクが溜まってしまっているときは、朝活で片づけるようにしています。

 
 
 
 

3.スケジュールに余白を作っておく

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複数の仕事が並行しているときこそ、タスクを整理したり、ほかの人に頼めないかと考えたり、そもそもやる必要があることなのかを見つめ直す時間をとることが大切です。
いつもスケジュールがいっぱいで、そうした余裕を持つことがないと、何が何だかわからないまま、非効率な仕事の進め方をしてしまうことになります。

 
 
私ももともとこの状態に陥りがちで、反省の意味も込めて取り上げました。
その日締め切りの仕事がいくつか重なってしまうと、そんな余裕もなくしてしまいがちですので、スケジューリングの段階から意識的に締め切りを分散し、余裕のある状態でそれぞれの仕事に当たるようにしたいところです。

 
 
 
 

4.タスクの優先度を整理する

 
 
複数のタスクを抱えていると、どんなタスクを抱えていたか、どれから処理していくべきかが分からなくなり、余計なロスを生むことになります。
そうならないためにも、タスクの優先度を整理しながら仕事を進めていかなくてはなりません。
自分のタスクをすべて書き出し、優先度付けをしながら仕事を進めましょう。

 
 
この際、ただ単純に書き出してフラグをつけるのではなく、「重要度」と「緊急度」の2つの軸からマトリクスを作ると、見やすく整理されたタスク表を作ることができます。
縦軸に重要度、横軸に緊急度を置き、以下の4つにタスクを分類しましょう。

 
 
1.重要かつ緊急度の高いもの
2.重要ではあるが緊急度は低いもの
3.重要ではないが緊急度の高いもの
4.重要ではなく緊急度も低いもの

プレゼンテーション1
 
 
タスクの優先度は1がもっとも高く、4が最も低くなります。
こうして優先度に沿って一つひとつタスクをこなしたり、次の日に回したりしていくことで、漏れなく仕事を処理していきやすくなります。
こちらの表を作るのは、ノートでもエクセルでもスプレッドシートでもなんでも構わないので、自分の好きなツールを選択してください。

 
 
 
 

5.一日の終わりに次の日の予定をざっくりと立てておく

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一日の終わりにはその日の進捗状況を振り返り、次の日の予定を立てておくようにします。
次の日の朝になると、またバタバタして予定がうまく立てられない状態で仕事がスタートしてしまうこともあるため、前日のうちに予定を整理し、頭がすっきりとした状態で朝仕事に取り組むのがベターです。

 
 
仕事終わりはささっと退社したいという方は、この作業を朝活でするのもありかと思います。
5~10分あれば十分かと思うので、いつもよりも少し早めに出社する習慣をつけて、予定を立てるようにするのもいいかもしれません。

 
 
 

まとめ

 
 
仕事の進め方の基礎のような内容になってしまいましたが、忙しいときこそ基礎が大切ですよね。
私も忙しさにかまけて抜けてしまうことも少なくありません。
しかし、それでは効率が落ちて余計に大変になってしまうことになるため、十分に肝に銘じておきたいと思います。
みなさんも出来るだけ、効率化を意識して、忙しい3月を乗り切っていきましょう!それではまた。