11月はテレワーク月間! 記事作成事業を通じて学ぶテレワーク成功のコツ

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こんにちは、株式会社エストリンクス営業部の大石です。震災以降、都心部を中心に災害リスク対策のためにテレワークは注目を集めています。実は、災害リスク対策以外にもさまざまなメリットがあるため、弊社の記事作成事業もテレワークを活用しています。

さて、11月は「テレワーク月間」だそうです。そこで、来月のテレワーク月間に先駆けて、その概要やメリット、弊社が経験したテレワークの注意点と対策をまとめてみました。

テレワークってなに?どんな意義があるの?

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テレワークとは、情報通信技術(ICT)を利用し、時間や場所にとらわれずに働く方法を言います。最近よく耳にする「在宅ワーク」や「フリーランス」といった働き方も、テレワークのひとつです。たとえば、ライティングやデータ入力、デザイン、プログラミングといった仕事を自宅やコワーキングスペース、カフェなどで行います。

労働時間や就業場所が自由に選べることから、テレワークの社会的な意義は大きいです。3・11以降、自宅で仕事ができるメリットが広まりました。しかし、テレワークのよさはそれだけではありません。たとえば、以下のようなメリットがあると考えられています。

・労働者のワーク・ライフバランスの向上
・労働者の育児や家事、介護と仕事の両立
・女性、障がい者、高齢者の就業機会創出
・就業場所(オフィス)にかかる企業のコスト削減
・通勤による環境負荷の軽減
・地方で働くことで地域活性化

実際に、2013年に閣議決定された「世界最先端IT 国家創造宣言」では、「テレワーク導入企業数3倍(2012年度比)」かつ「雇用型在宅型テレワーカー数10%以上」を目標とする旨が盛り込まれています。このように、テレワークは日本全体で推進している制度なのです。

総務省
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_02.html

テレワークは大きく分けて2種類

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テレワークは、労働者が企業と雇用関係を結ぶ「雇用型」と、個人事業者や小規模事業者が企業との雇用関係なしで働く「自営型」の2種類に分けられます。また、それぞれの働き方の中でもさらに細かな区分けがあるので、合わせて見てみましょう。

【雇用型】
・在宅勤務者
企業と雇用関係を結びながら、自宅で就業する。

・モバイルワーク
顧客先や出張先、移動中にICTを利用して仕事をする。

【自営型】
・在宅ワーカー(内職副業型勤務)
企業と雇用関係は結ばず、家で仕事をする。独立自営の色が薄く、専業でない場合が多い。

・SOHO、フリーランス
専業性が高く、独立自営をしている場合が多い。自宅に限らず、コワーキングスペースなどを利用して働くことも少なくない。

テレワークを利用して記事作成を行う際に気を付けるべきこと

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弊社では、2012年の創業以来、通算ライターさんをはじめ、自営型テレワーカーさんと200人以上やりとりしています。しかし、テレワークで記事作成を依頼する過程でたくさんの失敗を繰り返してきました。ここからは、弊社が経験したテレワークの失敗例、考えられるリスクをご紹介しましょう。

多くの企業がテレワークを導入し、社員の満足度アップやコスト削減を検討していると思います。しかし、テレワークは上手に導入しないと期待した成果を出すことができません。次の項目ではどのような失敗例があるかを見てみましょう。

・お客様と弊社社員、ライターさんの認識差
ライターさんに記事作成を依頼する場合、作成内容やルールに認識の齟齬が生まれやすくなります。オフィスにいる社員とは、どうしても得られる情報量が異なるためです。イメージを形にする記事作成の場合、得られる情報量が少なくなりがちなテレワークでは、思ったものと違う記事ができるリスクが少なくありません。

・複数のテレワーカーさんを取りまとめるのは大変
自社で複数のテレワーカーさんを抱えることには、どうしても管理の手間がかかります。テレワーカーさんを取りまとめることに社員の時間を使いすぎると、コスト削減のためのテレワークの意味も半減してしまうでしょう。たとえば、記事作成の事例を言うと、複数のテレワーカーさんに依頼を出したとき、異なる内容の記事が挙がってしまう経験がありました。

・連絡が取れなくなってしまうリスクがある
悲しいことに、企業と雇用契約を結んでいない自営型テレワーカーさんは、突然連絡が取れなくなってしまうケースもあります。人それぞれ事情があるとはいえ、代わりの人を探す手間などを考えると、とても大きなロスです。しかし、テレワーカーさんに依頼するときに起こりうることなので、想定しておかなければなりません。

・情報漏えいが心配
NDA(秘密保持契約)を結んでいないテレワーカーさんとのやり取りは、常に情報漏えいのリスクをはらんでいます。情報漏えいの怖さや秘密にすべき情報を知らず、テレワーカーさんが「こういう会社の仕事をした」と、誰かに話してしまうかもしれません。

テレワークを成功させるコツ

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ここまで、テレワークの失敗やリスクをご紹介しました。では、どのような方法でテレワークを活性化するのがよいでしょうか。弊社では全国にいるお客様から案件を受注し、全国のライターさんへ記事作成をお願いしています。弊社での事例をもとに、テレワークを成功させる方法を考えてみたいと思います。

・細かなヒアリングによる作業要件の具体化
テレワークの場合、社員と在宅で働く人は持っている情報が異なります。弊社は静岡の会社なので、全国のお客様からメールやお電話、あるいは直接お会いして案件について詳しくヒアリングします。さらに、ご依頼内容をすっきりとまとめ、ライターさんや社内の編集者へ伝達するようにしました。作業要件を具体化すると同時に、情報量が過度にならないようにすることで、テレワークがうまく行くと考えられます。

・作業要件の要約と弊社フォーマットへの落とし込み
お客様、弊社、テレワーカー様の間には、認識のズレが生じます。お客様にとって当たり前な用語や表現、フォーマットも、社外の方にとっては見慣れないものだからです。弊社では、専門の生産スタッフがテレワーカーさんに伝わりやすいように要件を整え、専用のフォーマットやレギュレーションに落とし込んでから発注しています。さまざまな仕事があると思いますが、できるだけ見た目を統一化することで、テレワーク時に起こる認識のずれを防ぎやすいです。

・一人ひとりとのメール・電話でのやり取り
一括募集ができるプラットフォームを利用したテレワークでは、一人ひとりに細かな指示を出すことはできません。また、テレワーカーさんも「人と仕事をしている」という意識が希薄になりがちのようです。弊社では、テレワーカーさんごとに専任の発注担当者を設け、メールベースでのやり取りをしています。ちなみに、自営型テレワーカーさんから「出産報告」や「近況報告」などをいただくことも多いようです。

・ほぼすべてのテレワーカーさんとNDA(秘密保持契約)を締結
弊社では、テレワーカーさんと個別にNDA(秘密保持契約)を締結しています。また、書類での契約だけではなく、「なぜ、情報漏えいがいけないか」をきちんとお話しているので、情報漏えいのリスクはほとんどありません。また、メール・電話での発注によって、プラットフォーム上に案件を掲載せずに発注できる仕組みとしました。

まとめ

弊社では2012年の創業以来、4年以上テレワークを活かしながら記事作成を続けてきました。お客様からお仕事を受けるとき、弊社からライターさんに依頼するときもテレワークです。違う場所で働くときの課題に立ち向かい続け、現在は月間1,200万文字以上の記事をお客様に納品しています。

アウトソーシングは広く普及していますが、発注時にうまくいかないリスクを抱えていることは事実です。しかし、私たちは、記事作成を検討する企業様と自由な働き方を目指すテレワーカーさんの間に立ち、双方がうまくいくような取り組みをしながら、テレワークの推進に努めていきたいと考えています。もし、記事作成のアウトソーシングでお困りの企業様は、ぜひ弊社にご相談ください。

お問い合わせは以下のページから

http://estlinks.net/contact/

最後まで読んでいただきありがとうございます。個人的にもテレワークという制度にはすごい可能性を感じていて、今後さらに普及して欲しいと思っています。11月のテレワーク月間を前に、今回のブログでご紹介したいと考えました。ただ、2回連続で重たい話題になってしまったので、次回こそはもう少し気軽に読めるテーマで書ければと思います・・・。(笑)これに懲りず、また読んで下さいね。

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